Introdução ao módulo financeiro

Este artigo tem como objetivo descrever os principais conceitos do módulo financeiro que são usados no sistema Focus Lojas, de modo a facilitar o entendimento dos relatórios e das operações no sistema.

Fluxo de uma conta a pagar/a receber

O objetivo da gestão financeira é poder dizer se o negócio teve lucro ou não e por quê. Para podermos chegar até este ponto é necessário que o sistema tenha conhecimento de todas as contas a pagar e a receber que ocorrem na sua loja. Nós chamamos uma conta a pagar/receber de “lançamento financeiro”, que tem o ciclo de vida abaixo:

  1. Ocorre algum evento que implica na criação de um lançamento financeiro, por exemplo: uma venda ou um lançamento manual. Note que aqui nós temos dois tipos de datas, a data do evento, que chamamos de data de competência e a data em que esperamos que seja feito o pagamento/recebimento, que chamamos de data de vencimento. Pode haver mais de uma data de vencimento se o lançamento for dividido em parcelas.
  2. O lançamento financeiro pode ser confirmado ou não. Por exemplo, se você faz uma venda no carnê pode ser que o cliente não pague no dia previsto. Este processo nós chamamos de baixa do lançamento financeiro.
  3. O lançamento pode então ser consultado em relatórios através de algumas de suas classificações. Podemos classificar os lançamentos em Plano de Contas ou Centro de Custo.

Como classificar um lançamento

É importante diferenciar os tipos de lançamentos para você poder saber, por exemplo, quais gastos são referentes a pagamentos a fornecedor e quais gastos são referente a pagamentos de funcionários. A forma mais comum de fazer isso é através de um Plano de Contas.

O plano de contas é um estrutura “em árvore” . Ali você pode definir, por exemplo, que uma determinada conta é classificada em 3 níveis como “Despesas Operacionais – Despesas de localização -> Aluguéis“.

plano_contas

O módulo financeiro já vem com 5 planos de conta previamente cadastrados:

  1. Receitas Operacionais – Receitas referentes a operação da sua empresa, por exemplo: venda de produtos de confecção
  2. Receitas Não Operacionais – Receitas não referentes a operação da sua empresa, por exemplo: ganho financeiro através de aplicação em fundos de investimento.
  3. Despesas Operacionais – Despesas referentes a operação da sua empresa, por exemplo: pagamento de funcionários e de fornecedores de produtos de confecção.
  4. Despesas Não Operacionais – Despesas não referentes a operação da sua empresa, por exemplo: perdas financeiras devido a pagamentos de empréstimo ao banco.
  5. Investimentos – Despesas em melhorias na empresa que devem ser consideradas na apuração do lucro.

Outra dimensão além do Plano de Contas é o Centro de Custo, que você usa quando quer “dividir” a empresa em várias partes que podem ter seu lucro apurado individualmente. Normalmente isso é usado quando a empresa tem mais de uma filial/loja, e recomendamos seu uso apenas neste caso.

Onde configurar no sistema: Você pode acessar Cadastro -> Financeiro -> Plano de Contas e Cadastro -> Financeiro -> Centros de Custo. Para classificar um lançamento, você pode primeiro pesquisa-lo em Financeiro -> Pesquisa de lançamentos e ao editar você pode alterar o plano de contas ou o centro de custo.

Quais eventos no sistema que movimentam o módulo financeiro automaticamente?

Atualmente o Focus Lojas cria automaticamente os lançamentos a receber quando uma venda é realizada. A data de competência neste caso é igual a data da venda e a data de vencimento depende do tipo de pagamento realizado:

  • Se a venda for em dinheiro, a data de vencimento é igual a data da venda.
  • Se a venda for em cartão de débito, a data do vencimento é  igual a data da venda mais dois dias.
  • Se a venda for em cartão de crédito, a data do vencimento é  igual a data da venda mais 1 mês. Pode haver mais uma parcela, dividida a cada mês seguinte.
  • Se a venda for em cheque ou carnê, a data de vencimento será igual aquela acordada com o cliente.

Com exceção da forma de pagamento em dinheiro, todo lançamento é criado sem ser dado baixa. A baixa pode ser feita manualmente entrando em Financeiro -> Pesquisa de lançamentos, pesquisando o lançamento desejado e clicando em “Efetuar baixa”.

Quando a venda é feita em carnê, a baixa pode ser feita pelo próprio PDV, entrando em Financeiro -> Recebimento de cliente. Ao informar ali o valor pago é feita uma baixa automática dos lançamentos. Por exemplo, se o cliente deve duas parcelas de R$ 50 e é recebido R$ 100. É efetuada baixa das duas parcelas.

No momento o Focus Lojas não classifica automaticamente um lançamento através do seu plano de contas ou centro de custo. Você deve informar manualmente no lançamento qual o plano de contas e centro de custo associado.

Como criar um lançamento manualmente

No Focus Lojas você deve lançar as despesas de sua loja manualmente. Você pode fazer isso em Financeiro -> Lançamentos. Nesta tela são exibidos todos os lançamentos importantes do dia e você pode cadastrar um novo clicando em “Lançar pagamento” ou “Lançar recebimento”. Ali você pode informar todos os campos do lançamento como data de competência, número de parcelas, plano de contas, etc.

exemplo_lancamento

Depois de criado o lançamento você pode efetuar a baixa do mesmo, caso ele já tenha sido liquidado, nesta mesma tela clicando em “Efetuar baixa”.

No momento o Focus Lojas não permite inserir a forma de pagamento de uma dada despesa ou receita que não tenha sido criada pelo PDV.

Onde encontrar no sistema: Financeiro -> LançamentosFinanceiro -> Pesquisa de Lançamentos

Principais relatórios

Existem duas formas de ver o consolidado financeiro: organizado por data de competência e por data de vencimento (você pode escutar os consultores financeiros usando os termos “regime de competência” e “regime de caixa”). Por exemplo, uma venda feita hoje no cartão de crédito tem competência como data de hoje e por regime de caixa ela se dará apenas no mês que vem.

O consolidado financeiro você encontra no relatório DRE Gerencial. DRE significa “Declaração do Resultado do Exercício” e é um termo comumente usado pelos contadores. Neste relatório nós simplificamos um pouco seu conceito para exibir de forma mais clara ao lojista.

dre

Este relatório consolida os lançamentos por mês, usando a data de competência e dividindo por plano de contas. Os lançamentos que não tem plano de contas associado aparecem como “Despesas não classificadas” ou “Receitas não classificadas”. É um relatório dinâmico, onde você pode aumentar ou diminuir o detalhamento por plano de contas, assim como ver exatamente quais lançamentos aparecem em determinado mês clicando duas vezes no valor mensal.

De forma análoga, temos o Resumo de Caixa que mostra exatamente a mesma informação mas organizado por data de vencimento (regime de caixa). Os dados também são agrupados mês a mês. Além disso temos o relatório de Fluxo de Caixa que mostra a mesma informação do resumo de caixa mas detalhado dia a dia. Este é um relatório que pode ficar com uma visualização bem complexa e normalmente é usado quando a empresa é obrigada a usar um controle mais fino por estar com dificuldades financeiras, por exemplo.

Onde encontrar no sistema: Em Relatórios -> Financeiro

Relação do financeiro com o caixa do PDV

Apesar de usarmos o termo Regime de Caixa no módulo financeiro as vezes existe uma confusão com o uso do Caixa do PDV (abertura, movimentação e fechamento). Apesar dos termos serem parecidos não existe nenhuma relação direta.

O caixa do PDV tem como objetivo apenas controlar o saldo de caixa físico ao final de cada dia. Ou seja, ele é usado apenas para permitir a auditoria de um período de trabalho do seu colaborador (caixa). A partir do momento que o caixa é fechado e conferido, ele não tem mais uso no sistema. Por isso que o saldo de caixa não é transferido de um dia para o outro e deve ser informando manualmente a cada abertura de caixa.

As movimentações manuais de caixa do PDV como suprimento e sangria no momento não são automaticamente importados para o sistema financeiro. Ou seja, se o seu colaborador fizer uma sangria de caixa com a justificativa de “compra de água” você deverá inserir manualmente este lançamento no sistema para poder classifica-lo em plano de contas, por exemplo.

Com estas informações você já deve ser capaz de entender melhor como funciona a gestão financeira no sistema. Caso tenha alguma dúvida nossa equipe de suporte está a disposição para esclarecimentos!

 

Base de conhecimento: https://acras.zendesk.com/hc/pt-br/articles/206276103